Klaar voor een nieuw PB-seizoen? Met deze 5 tips verzeker je je kantoor van een vlotte aangifte

1. Start tijdig met communiceren

Dat heldere communicatie essentieel is voor een vlotte voorbereiding, hoeven we je waarschijnlijk niet meer te vertellen. Maar op welk moment begin je daar het beste mee? Ervaring leert ons dat je best vanaf maart of april al start met communiceren naar je klanten. Op die manier creëer je in de periode daarna nog genoeg ruimte voor opvolging en verwerking. Staat je vragenlijst dan nog niet op punt? Geen zorgen, laat je klanten al weten dat er een vragenlijst aankomt. Zo vermijd je dat ze uit zichzelf gegevens of documenten aanleveren waardoor je het overzicht verliest.

2. Verzamel je data zo proactief mogelijk

Bezorg je klanten niet jaarlijks dezelfde lege vragenlijst, maar houd rekening met de gegevens die je al kent uit MyMinfin, Tax-on-web of je CRM. Je klanten verwachten nu eenmaal dat je geen gegevens opvraagt die al gekend zijn of die eerder al werden aangeleverd. Als je dat wel doet, weigeren ze vaak om gegevens aan te leveren of vertragen ze het proces. Om die reden raden we je sterk aan om met een digitale vragenlijst te werken waarin je gekende data vooraf kan invullen of importeren. Denk bijvoorbeeld aan Google Forms, of Bothive. Die laatste zorgt zelfs jaarlijks voor een up-to-date PB-vragenlijst, die vooraf automatisch met gekende gegevens van je klanten gevoed wordt.

3. Werk vooraf een herinnering strategie uit en volg je klant nauw op

Je mag jezelf gelukkig prijzen wanneer je klant de vragenlijst tijdig en volledig correct terugbezorgt. In de realiteit zien ondernemers de PB-periode echter als een jaarlijkse last, en stellen ze de aanlevering van gegevens dan ook zo lang mogelijk uit, waardoor de deadline in het gedrang komt. Overleg daarom op voorhand met je team over een herinneringsstrategie. Leg vast wie de klanten op welke manier zal herinneren en sta stil bij wat je wil communiceren in dat proces. Het spreekt voor zich dat een nauwe opvolging de sleutel tot succes is.

4. Structureer je verwerkingsproces

Uiteindelijk beschik je over een schat aan data die je samen met je team tijdig moet verwerken. Structuur speelt in dit proces een cruciale rol. Bepaal op voorhand hoe je de verzamelde data zal structureren en hoe je de verwerking ervan zal organiseren. Zorg hierbij voor een uniforme rapportering van elk dossier. Zo vermijd je dat je gegevens verliest en kost het je minder tijd om gegevens terug te vinden.

5. Download onze checklist met tips & tricks voor een vlot PB-seizoen

Honger naar meer concrete tips over hoe je dit volgend jaar precies georganiseerd krijgt? Download hier onze checklist met tips & tricks en ga voor een PB-seizoen dat op wieltjes loopt.