Hoe verwerk je met je kantoor zo efficiënt mogelijk een schat aan verzamelde data?

EHBO blogpost 4: Hoe verwerk je met je kantoor zo efficiënt mogelijk een schat aan verzamelde data?

Als accountant verzamel je jaarlijks heel wat klantgegevens om je dossiers up-to-date te houden en om foutieve PB-aangiftes te voorkomen. Eerder in de EHBO-reeks gaven we je al tips over hoe je snel reactie op je e-mails uitlokt, hoe je best je vragenlijst opstelt en hoe je je herinneringsstrategie het best aanpakt. Wanneer je de gegevens eenmaal verzameld hebt, wacht je nog de uitdagende taak om ze te structureren en ze zo efficiënt mogelijk te verwerken. Ontdek hoe je via een vaste verwerkingsstrategie, uniformisering en centralisering je dataverwerking een niveau hoger tilt.

1. Voorzie een vaste verwerkingsstrategie

Je hanteert het best voor het hele kantoor één vaste verwerkingsstrategie. Overweeg of je het ‘first come, first served’-principe wil toepassen, of dat je prioriteit geeft op basis van bepaalde parameters, zoals deadlines en dossiertypes. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om particuliere belastingaangiften te verwerken voor bedrijfsaangiften, op basis van de eerstvolgende deadline. Kies dus voor een vaste volgorde en houd ze consistent aan. Je kan gebruikmaken van de statussen binnen je CRM-pakket om het overzicht te behouden, maar zorg er dan voor dat je ze regelmatig bijwerkt.

2. Uniformiseer de data

Als je de voorgaande tips uit de EHBO-reeks gevolgd hebt, dan weet je dat je voor het verzamelen van gegevens best een digitale vragenlijst gebruikt. Ook voor gegevensverwerking zijn digitale vragenlijsten je beste vriend. Denk bijvoorbeeld aan Google Forms of Bothive. Elk rapport dat via dergelijke vragenlijsten wordt gegenereerd, volgt steeds dezelfde sjablonen en indelingen, wat de analyse en rapportage vereenvoudigt. Met een vast rapport dat alle data op één plek bevat, kan je de verwerking namelijk veel sneller, efficiënter en gestructureerder aanpakken.

3. Centraliseer de documenten

Om gegevensverzameling efficiënt aan te pakken, is het essentieel om de documenten centraal per klant te organiseren. Als je een CRM-pakket gebruikt, zorg er dan voor dat alle relevante documenten in het klantdossier worden opgeslagen. Als je geen CRM-pakket hebt, zorg dan voor een duidelijke mappenstructuur waarin je de documenten per dossier ordent. Zo heb je alle benodigde gegevens direct bij de hand, ook voor toekomstige referentie en gebruik.

4. Start vroegtijdig en houd rekening met deadlines

Zorg ervoor dat je tijdig begint met de verwerking van de gegevens. Stel interne deadlines op voor jezelf, en houd daarbij rekening met eventuele deadlines die aan bepaalde vragenlijsten verbonden zijn. We moeten je helaas niet meer vertellen dat overheidswebsites tijdens piekperiodes offline kunnen gaan. Leg daarom je verwerkingsdeadline vroeg genoeg, zodat je vóór de piek met de aangifte kan starten. Door proactief te zijn, minimaliseer je het risico op vertragingen, overbelaste systemen en last-minute stress.

Kortom, door een vaste verwerkingsstrategie te hanteren, data te uniformiseren, documenten te centraliseren en tijdig te starten met de verwerking, kan je als kantoor het maximum halen uit de verzamelde data. Daarnaast is efficiënte gegevensverwerking niet alleen gunstig voor het kantoor, maar ook voor de klanten. Door een consistente en georganiseerde aanpak, kan je sneller inzichten en rapporten leveren, waardoor je waardevolle adviezen kan geven en de samenwerking met je klanten kan versterken.