Robotic accounting: de toekomst van boekhouden

De accounting wereld verandert. Binnen enkele jaren zal de klassieke boekhouding niet langer de corebusiness van het kantoor zijn. Accountants nemen steeds meer een adviserende rol op voor startende, maar ook ervaren ondernemers. Deze persoonlijke aanpak is heel waardevol, maar helaas vaak niet mogelijk wegens een gebrek aan tijd.

Je steekt ongetwijfeld veel enorm veel energie in administratie. De technologie om dit te automatiseren is nu al beschikbaar, maar het enthousiasme ervoor blijft eerder beperkt. Een groeiend aantal kantoren begrijpt het potentieel van deze technologie. Helaas bestaan er nog veel misconcepties rond robotic accounting. Zelfs de meest ervaren accountants zijn bang dat hun functie overbodig wordt door automatisatie. Deze reactie is begrijpelijk, maar de technologie kan de functie van de accountant net waardevoller maken.

Waarom overstappen naar robotic accounting?

Robotgestuurde processen leveren jou om te beginnen meer inkomen op met minder kosten. Het versnelt processen, vermindert fouten en bijgevolg overbodige uitgaven voor jouw kantoor. Bovendien verleg je door automatisatie de focus van tijdsintensieve, voorspelbare taken naar waardevolle diensten voor jouw klanten. Door deze besparing aan tijd kan je nieuwe markten benaderen die je daarvoor niet kon kiezen door logistieke beperkingen.

Bovendien gebruiken of kennen veel professionals deze technologie al. Ze zullen zich meteen thuis voelen bij jouw kantoor als ze merken dat jullie mee zijn met deze ontwikkeling. Ondernemers die het nog niet kennen, doen nieuwe kennis op dankzij jullie dienstverlening.

Ook binnen jouw kantoor heeft robotic accounting toegevoegde waarde. Door personeel te ontlasten van repetitieve taken komt er tijd vrij om de stiel te bemeesteren. Ze krijgen de ruimte om hun vaardigheden aan te scherpen en creatieve financiële oplossingen te bedenken voor de klanten. Een dienstverlening van de bovenste plank is geweldig, maar personeel zien groeien is dat even goed. Het kan zelfs veel meer opbrengen, zowel materieel als persoonlijk. Jouw werknemers nemen rollen op die zowel uitdagend zijn als zelfvoldoening geven. Het geeft hen het gevoel dat ze vooruit geraken bij jouw kantoor. Zo houd je talent binnen jouw bedrijf.

Bekijk het zo: de beste dienst maakt de beste klanten. Robotic accounting werkt in real-time en kan onbeperkt overuren doen, zelfs tijdens weekends en vakanties. Het is de perfecte oplossing voor veeleisende taken zoals de verwerking van klantendata en het beantwoorden van terugkerende vragen. De flexibiliteit van het systeem zorgt ervoor dat jouw taken sneller worden uitgevoerd, zonder de correctheid en kwaliteit van jouw werk op te offeren.

Wat is robotic accounting?

Robotic accounting is onderdeel van Robotic Process Automatization (RPA). De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Ze delen wel één doel, namelijk voorspelbare en manuele administratieve taken overnemen. RPA is de verzamelnaam voor alle technologie die administratieve taken automatiseert. Robotic accounting is software die de taakuitvoering van mensen nabootst.

Zo helpen verschillende chatbots boekhouders en accountants bij repetitieve taken. Deze toepassing komt als zelfbouwpakket, maar sommige bots zijn in house getraind en kunnen meer dan veelgestelde vragen beantwoorden. In dat geval spreken we van een virtuele assistent, zoals onze eigen Sophia. Wij voorzagen haar van een basispakket aan vragen. De conversaties met de klant doen de rest. De bot leert bij, groeit en boekt vooruitgang naarmate het proces vordert.

Door de ingebouwde AI-structuren kan een virtuele assistent verschillende software integreren. Andere robotic accounting software zoals Exact Online zijn een perfecte match voor virtuele assistenten. De boekhoudpakketten helpen klanten bij de automatische verwerking van hun financiële zaken. Deze kunnen op elk moment worden opgevraagd dankzij de virtuele assistent. Met meeting tools zoals Google Calendar boekt jouw klant in enkele minuten een afspraak bij jouw kantoor. Een koppeling aan Outlook en WhatsApp zorgt ervoor dat alle inkomende berichten op één plaats terecht komen. Een deel wordt automatisch afgehandeld en complexere materie stuurt de virtuele assistent automatisch door naar de juiste collega.

Het uiteindelijke doel is om robotic accounting in te zetten als volwaardige werkkracht binnen een accountancy kantoor. Robotgestuurde processen vervangen jouw job niet, maar zijn eerder een verlengstuk van de accountant. Het belang van automatisatie neemt toe en verandering komt er gegarandeerd. Nu al meesurfen op de automatisatie-golf betekent een voordeel voor jouw kantoor in de toekomst.