Schrijf je in voor EHBO voor accountants: eerste hulp bij onvolledige dossiergegevens

Eindeloos gegevens najagen blijft voor veel accountancykantoren vandaag nog steeds een vast onderdeel van het takenpakket. Heel wat tijd en energie gaat dagelijks naar het up-to-date houden van klantendossiers, waardoor het tekort aan handen in de sector extra voelbaar is. Daarom bedachten we bij Bothive de EHBO: eerste hulp bij onvolledige dossiergegevens. Verwacht je 4 weken lang elke week aan een blogbericht waarin we praktische tips uitlichten over hoe je met je kantoor voor een moeiteloze gegevensoverdracht kan zorgen. Om het startschot te geven, geven we je alvast vijf tips waarmee je onvolledige dossiergegevens kan vermijden.

1. Vroeg begonnen is half gewonnen

We kunnen het niet genoeg benadrukken: begin vroeg genoeg met communiceren over wat je nodig hebt. Op die manier houd je voldoende tijd over om herinneringsmails in te plannen en vergroot je de kans om de gegevens uiteindelijk op het gewenste moment te ontvangen. Wist je trouwens dat vroeg beginnen dé gouden regel is voor een vlot PB-seizoen? In dit blogbericht geven we je daar exact 5 redenen voor.

2. De snelheid waarmee je reactie uitlokt begint bij het opstellen van je e-mail

Tactisch nadenken over je e-mails kan je heel wat voordeel opleveren, want een goed opgestelde mail kan het verschil maken tussen een klant die meteen reageert, en een klant die de mail links laat liggen. Geen zorgen, want het recept voor een e-mail die veel beantwoord wordt bestaat. In één van onze volgende EHBO-berichten vertellen we je exact hoe de tone-of-voice, opstelling en lay-out van een e-mail met een succesvol antwoordratio eruit moet zien.

3. Alles valt en staat bij een gebruiksvriendelijke vragenlijst

De vragenlijst waarmee je gegevens opvraagt kan de snelheid waarmee je klant gegevens aanlevert aanzienlijk verhogen. Hoe ziet de ideale vragenlijst er dan juist uit? Dat vertellen we je graag in één van onze volgende blogberichten.

4. Verstuur voldoende herinneringen

We moeten je waarschijnlijk niet vertellen dat klanten die vanaf dag één gegevens aanleveren eerder een uitzondering op de regel zijn. Plan dus voldoende tijd in voor herinneringen, en sta stil bij een vaste structuur. Hoe die structuur er idealiter uitziet, zal je ontdekken in één van onze EHBO-berichten.

5. Breng structuur in gegevensverwerking

Een goed gestructureerde manier van werken zal het aantal menselijke fouten van je team aanzienlijk beperken bij het verwerken van gegevens. Planning en uniformisering spelen hierin een sleutelrol, maar ook hier vertelt onze EHBO-gids je de komende weken meer over.