5 tips om als accountant sneller reactie op je e-mails uit te lokken

EHBO blogpost 1: Vijf tips om als accountant sneller reactie op je e-mails uit te lokken

Als accountant heb je de belangrijke taak om de financiële gegevens van je klanten te beheren en ze daarbij ook zo goed mogelijk fiscaal te adviseren. Om die taak optimaal te kunnen uitvoeren, heb je regelmatig documenten of gegevens nodig. Ondanks talloze e-mails en herinneringen, leveren ondernemers vaak onvolledige of zelfs helemaal geen gegevens aan. Gevolg? Een onvolledig klantdossier. Om die reden is ‘jagen’ op klantgegevens helaas voor veel accountancykantoren nog steeds dagelijkse kost. Gelukkig kan de lay-out en de inhoud van je e-mail je best wat opvolgwerk besparen. We geven je vijf tips om als accountant sneller reactie op je e-mails uit te lokken.

1. Verstuur je e-mails vanuit een persoonlijk e-mailadres

Vermijd algemene e-mailadressen zoals info@kantoor wanneer je informatie via e-mail opvraagt. Voor je klant lijkt het alsof je mail afkomstig is van een geautomatiseerd systeem, en niet persoonlijk gericht is. Dat kan ervoor zorgen dat klanten minder geneigd zijn om te reageren, omdat ze zich niet persoonlijk aangesproken voelen. Dat laatste vinden veel ondernemers belangrijk, omdat ze een vertrouwensrelatie met je hebben.

2. Keep it clean and simple

Houd de inhoud van je e-mail simpel en duidelijk en vermijd complexe fiscale termen. Zo zorg je voor een heldere boodschap die de ondernemer beter zal begrijpen. Ook de lay-out van de e-mail houd je best zo simpel mogelijk. Gestylede e-mails met veel HTML komen immers vaker in de spamfolder terecht. Dat kan ervoor zorgen dat de ondernemer de e-mail niet op tijd ziet en er dus minder snel of zelfs nooit op reageert.

3. Zorg voor een laagdrempelige en persoonlijke toon

De toon waarmee je de ondernemer aanspreekt is erg belangrijk. De e-mail moet zo laagdrempelig mogelijk overkomen, en moet het gevoel wekken dat het de ondernemer niet veel tijd zal kosten om te reageren. Hierin speelt het onderwerp een belangrijke rol. Gebruik een informeel onderwerp dat de mail aantrekkelijker maakt om te openen en te lezen. Gebruik bij de aangifte van de personenbelasting bijvoorbeeld niet “Personenbelasting aanslagjaar 2023 vragenlijst” als onderwerp, maar maak het wat laagdrempeliger met “Enkele vragen over je personenbelasting”.

4. Communiceer helder en concreet over de deadline

Communiceer steeds helder en concreet over deadlines. Zet de deadline duidelijk in de mail en communiceer wat de gevolgen zijn wanneer je klant niet tijdig alles doorgeeft. Kies daarbij zeker voor een deadline die enkele weken vroeger ligt dan de eigenlijke deadline. Op die manier behoud je wat speling.

5. What’s in it for them?

Geef de voordelen voor je klant duidelijk weer. Focus bijvoorbeeld niet enkel op de negatieve gevolgen wanneer je klant niet tijdig reageert, maar leg de focus ook op de positieve gevolgen van een tijdige reactie. Dat zal bij je klant voor een extra duwtje in de rug zorgen om tijdig alles aan te leveren of te reageren.