Groeien zonder extra personeel: een handleiding voor het digitale accountancykantoor

Accountancy is een knelpuntberoep. Er is werk met hopen, maar de instroom van nieuw talent blijft uit. Je hoorde het wellicht al vaak: om jonge werkkrachten aan te trekken moet je digitaliseren.

In de meeste opleidingen accountancy en fiscaliteit leert de nieuwe generatie accountants over innovatieve tools en efficiënt werken met technologie. Pas afgestudeerden willen geen dossierbeheerder meer worden, omdat de processen die ermee worden geassocieerd langdradig en inefficiënt zijn. De klassieke boekhouding leren ze steeds minder vaak aan.

Voor kantoren die hun klantenbestand willen uitbreiden, is digitalisatie een must. Ook ervaren accountants die al jaren in de business zitten, hebben baat bij digitalisering. Wie wil er nu een zaak overnemen waarin de processen nog exact dezelfde zijn als tien jaar geleden?

De vier stappen tot digitalisatie

Software integreren kost tijd en moeite. Het vraagt een inspanning van het hele team, maar de investering wordt hoe dan ook vergoed. Als je per dag al een kwartier kan uitsparen, krijg je heel wat tijdspannes vrij die je kan inzetten tijdens drukke momenten zoals de btw-periodes.

1. Kies een ‘chef digitalisering’ De eerste stap is al meteen essentieel: vind iemand binnen het kantoor die het proces wil trekken. Het lijkt een groot engagement, maar je bespaart er uiteindelijk tijd mee. Eén persoon of een team verantwoordelijk stellen voor het project zorgt ervoor dat de digitalisatie van jouw kantoor vlot en effectief verloopt.

Onthoud dat digitalisatie een langetermijnproces is. Je zal de resultaten niet van de ene op de andere dag zien, maar eens ze er zijn ... we beloven jou dat je nooit meer terug wil naar de oude manier van werken.

2. Breng jouw kantoor in kaart Eens je jouw chef of team digitalisering hebt gevonden, kan je aan de slag. Als volgende taak breng je alle processen in kaart. Hoe handelt jouw kantoor vandaag een klantendossier af van a tot z? Wat is de workflow die jullie volgen bij de 100 voornaamste klanten? Wat zijn de patronen?

Maak één of meerdere persona op van jouw type klant(en) en zet jezelf in hun plaats. Waar hebben ze écht nood aan? Hoe kan jij, als hun accountant, oprecht helpen?

3. Zoek de ontbrekende puzzelstukken Op basis van die noden ga je kijken welke software je nodig hebt. Lijst de tools die je al hebt op en noteer welke problemen deze oplossen. Waar zitten er nog gaten in het proces? Wat zijn de ontbrekende puzzelstukken?

Probeer uniformiteit te creëren in jouw toolkit. Ga op zoek naar toepassingen die elkaar aanvullen en eenvoudig in te zetten zijn in jouw kantoor. Je wil natuurlijk niet dat je meer tijd verspilt met de integratie van de technologie dan dat je er tijd mee bespaart.

4. Vind jouw match Wanneer je een duidelijke focus hebt voor het kantoor, kan je aankloppen bij softwarebedrijven voor demonstraties. Geen zorgen als je zelf weinig technische kennis hebt.

In de accountancy sector zijn veel softwareleveranciers actief die vooral naar de noden van de accountant luisteren. Ga actief op zoek naar deze bedrijven. Als je niet weet waar te zoeken, contacteer een collega en vraag naar hun aanpak.

Staar je niet blind op digitalisatie

Technologische oplossingen dienen om het werk efficiënter te maken. Ze zijn meer dan een nieuwe trend. Je hoeft niet te investeren in tools als je er geen nood aan hebt. Bovendien zijn niet alle processen makkelijk op te lossen met software. Soms moet je jouw processen zélf aanpassen. Kan het proces vereenvoudigd worden of heb je een tool nodig? Misschien is het wel een combinatie van de twee?

Onthoud ook dat niet enkel de boekhoudkundige processen veel tijd innemen, maar evengoed al het werk errond. Je besteedt al snel veel tijd aan zaken opvragen bij de klant, kopieën van de identiteitskaart verzamelen, telefoons opnemen, documenten ophalen en structureren ...

Ook kleinere, repetitieve taken nemen veel tijd in beslag. Gebruik een virtueel telefoonsysteem zoals [Twilio] (https://www.twilio.com/), installeer Billit of een ander een cloud systeem om facturen automatisch op te halen of gebruik Mollie voor het verwerken van betalingen. Automatiseer zoveel mogelijk routineprocessen.

Stel de juiste diagnose

Misschien is het niet zozeer het gebrek aan digitalisatie, maar communicatie dat het grootste probleem vormt. Klanten sturen vragen via Whatsapp, Facebook Messenger en mail. De inbox zit quasi permanent vol. Daar komen dan ook nog eens alle andere kanalen bij met extra vragen.

Om altijd on topic te blijven, kan je niet anders dan alle vragen bundelen. Zo vermijd je nalatige mails en dubbele antwoorden. Als iedereen binnen het kantoor steeds op de hoogte is van elkaars communicatie vermijd je tegenstrijdige adviezen.