Graef Advies

Digitalisatie: de sleutel tot succes voor een aangename PB-periode

De aangifte van de personenbelasting zorgt jaarlijks bij heel wat accountancykantoren voor onrust, stress en spanning. Dat komt onder andere door deadlines die jaarlijks verschuiven en overheidswebsites die vaak op cruciale momenten offline gaan. Daarnaast heerst er die periode ook een overvloed aan mailverkeer. Ondernemers leveren vaak te veel, te weinig of juist helemaal geen gegevens en documenten aan. Daardoor moeten dossierbeheerders elk dossier afzonderlijk via e-mail nauw opvolgen, en moeten ze blijven jagen op gegevens tot elk dossier compleet is. Uiteindelijk zorgen gebrek aan tijd en een nakende deadline voor een piek in het stressniveau van heel wat medewerkers.

Dat planning, structuur en proactiviteit onmisbaar zijn in een drukke PB-periode, hoeven we je niet meer te vertellen. Maar hoe schep je dan juist orde in de chaos? Wat is de sleutel tot succes voor een aangenaam PB-seizoen? Voor Ilse Simis en Gunther Hennissen van Graef advies is het antwoord eenduidig: digitalisatie. Wie niet digitaliseert, blijft volgens hen achter.

Vroeger volgden we elk dossier vooral manueel via e-mail op. Die manier van werken resulteerde uiteindelijk in hopeloos heen-en-weer gemail en constante opvolging. Uiteindelijk ging er heel wat van onze kostbare tijd verloren.

• Ilse Simis, Fiscal Wizard bij Graef Advies

De werkwijze en mindset bij Graef advies was op dat moment al heel digitaal. De stap naar een digitaal en geautomatiseerd PB-proces was daarom klein en vanzelfsprekend. Ze gingen voor een combinatie van TwinnTax en Bothive om het PB-proces te optimaliseren. Via TwinnTax halen ze heel wat documenten vooraf uit het dossier, waardoor ze proactief te werk kunnen gaan. De nodige gegevens vragen ze vervolgens met Bothive automatisch op, zodat manueel heen-en-weer gemail wegvalt en ze sneller over de nodige gegevens beschikken.

Dankzij Bothive beschikten we veel sneller over de nodige gegevens waardoor we 60% van onze dossiers eind juli al konden indienen. Met de gewonnen tijd maakten we sneller de tussentijdse resultaten voor onze klanten op.

• Gunther Hennissen, Fiscal Wizard bij Graef Advies

Voor Ilse en Gunther hoeft het geen drempel te zijn om op de digitale kar te springen. Binnen Graef advies hameren ze er dan ook op om klantcontact zo persoonlijk mogelijk te laten verlopen en nu en dan eens de telefoon te gebruiken. Op die manier behouden ze de band met hun klanten. Het is de bijkomende administratieve rompslomp die voor hen zo automatisch mogelijk mag verlopen, en daar lijken zelfs de minst gedigitaliseerde klanten geen problemen mee te hebben.

Het viel ons op dat zelfs de minst digitale klanten hun weg vonden door de digitale PB-vragenlijst. De vragenlijst is zodanig gebruiksvriendelijk, dat iedereen ermee aan de slag kan. Daardoor worden bijkomende e-mails met extra vragen vermeden.

• Gunther Hennissen, Fiscal Wizard bij Graef Advies