Finasense

Van werknemer naar zelfstandige ondernemer

Na jarenlang ervaring te hebben opgedaan in diverse sectoren, waaronder de zorg- en verzekeringssector, besloot Karine haar eigen pad te volgen en haar eigen boekhoudkantoor, Finasense, op te richten. Met een rijke achtergrond in boekhouding en een duidelijke visie, wilde ze haar kantoor vanaf het begin zo digitaal mogelijk inrichten. "Ik wilde geen papieren archief beginnen. Het was voor mij duidelijk dat papier eruit moest," legt Karine uit. Dit vooruitstrevende idee werd nog versterkt door de coronapandemie, die de noodzaak van digitalisering verder benadrukte.

De keuze voor Bothive

Toen het tijd werd om haar processen te stroomlijnen, keek Karine rond naar oplossingen die haar werk konden vereenvoudigen. Ze had specifieke behoeften, met name rond de verwerking van personenbelasting. "Ik was vooral op zoek naar een oplossing voor de Personenbelasting," zegt Karine. Hoewel ze andere opties overwoog, bleef Bothive haar eerste keuze vanwege de gebruiksvriendelijke aanpak en de extra functionaliteiten die verder gingen dan alleen de Personenbelastings-flow.

De overgang naar Bothive

De overstap naar de digitale werkwijze verliep verrassend vlot. "In het begin deed ik alles via e-mail en PDF’s die overal en nergens stonden. Dat wilde ik echt stroomlijnen," vertelt Karine. Met de hulp van het Bothive-team kreeg ze snel de nodige begeleiding om aan de slag te gaan. "Het ging eigenlijk heel vlot," herinnert ze zich. Dankzij de duidelijke begeleiding voelde ze zich snel thuis in de nieuwe manier van werken.

De voordelen van digitalisering met Bothive

De overstap naar Bothive bracht een aantal grote voordelen met zich mee. Voor Karine waren de grootste voordelen:

1. Efficiëntie in dagelijkse processen: "Je hebt de een breed aanbod aan flows natuurlijk. Bij de meeste zit er dan ook direct een mailtemplate mee verbonden, zodat je met één druk op de knop alles kunt versturen. Je steekt er echt niet veel tijd in, en dat vind ik heel aangenaam."
2. Tijdsbesparing: Door de integratie van de PB-tool kunnen klanten zelf direct zien welke documenten nog ontbreken. "Dat is veel handiger dan constant vragen krijgen van wat ze al hebben doorgestuurd," zegt Karine.
3. Verhoogde controle en overzicht: Dankzij handige functionaliteiten zoals het gebruik van labels, kan Karine eenvoudig processen aansturen. Een voorbeeld dat ze noemt is de controle van de eindvoorraad. "Dat gaat nu vanzelf. Het staat gewoon in mijn agenda, en met een tag selecteer ik de betrokken klanten en stuur alles in één keer uit."

Impact op klanten en dagelijks werk

Niet alleen Karine profiteert van de digitalisering, maar ook haar klanten. "Ik had wat schrik voor de reacties van klanten," bekent ze, "want de leeftijden van mijn klanten variëren van jong tot gepensioneerd." Maar haar vrees bleek onnodig. "De meeste klanten reageerden positief. Ze vonden het heel gemakkelijk dat alles stap voor stap verwerkt werd. Het hele proces verloopt heel overzichtelijk." Het dagelijkse werk van Karine is hierdoor aanzienlijk veranderd. Hoewel de hoeveelheid werk als zelfstandige boekhouder niet afneemt, zorgt Bothive ervoor dat ze zich kan concentreren op belangrijkere taken. "Het blijft veel werk, maar ik kan me nu richten op andere zaken. Af en toe komt er nog iemand met papier, en dan besef je pas hoe achterhaald dat is ten opzichte van hoe we het nu digitaal doen."

Toekomstvisie

Karine’s vooruitstrevende blik op digitalisering werpt zijn vruchten af. Ze ziet dat de sector in het algemeen langzaam meegaat in deze verschuiving, maar voor haar was het al vanaf het begin duidelijk dat dit de juiste aanpak was. Met Bothive aan haar zijde blijft ze bouwen aan een moderne, efficiënte en klantgerichte boekhouddienst. "Als je niet digitaal bent als kantoor, dan wordt het een nog grotere uitdaging in de toekomst," merkt ze terecht op.